Conservazione sostitutiva dei documenti: tutto quello che (forse) non sai

Tutti produciamo dei documenti (legali, notarili, sanitari, ricevute, fatture, etc) che devono essere necessariamente conservati nel tempo poiché attestano un evento e ne costituiscono testimonianza.

E se fino a qualche tempo fa vi era una unica modalità di conservazione, in appositi archivi cartacei, oggi grazie all’evoluzione digitale si ha la possibilità di scegliere tra conservazione elettronica e conservazione sostitutiva.

Ma cosa le rende differenti? Scopriamolo insieme!

1. Conservazione elettronica

Con conservazione elettronica si fa riferimento a tutti quei processi volti ad archiviare e conservare un documento informatico, sia esso nato in formato digitale sia esso trasformato da cartaceo a digitale.

2. Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva dei documenti, invece, è quella procedura di archiviazione informatica volta a garantire la validità legale dei documenti conferendo valore probatorio agli stessi. È una procedura giuridica – informatica regolamentata dalla legge italiana attraverso la quale, adoperando la firma digitale e la marcatura temporale è facilmente possibile:

· archiviare e conservare a norma di legge i documenti in formato digitale;

· eliminare in maniera definitiva ogni documento in formato cartaceo e risparmiare di conseguenza sui costi di stampa;

· garantire nel tempo la validità del documento.

3. Conservazione sostitutiva cartelle cliniche

In particolar modo, la conservazione sostitutiva risulta essere estremamente utile in ambito sanitario. Infatti, poliambulatori e studi medici hanno necessità di conservare consensi informati, liberatorie, referti medici, cartelle cliniche e altri documenti sanitari per un periodo di almeno 10 anni. Utile precisare, che per quanto concerne la conservazione sostitutiva della cartella clinica, essa si differenzia a seconda che quest’ultima sia originariamente elettronica o analogica.

3.1 Cartella clinica elettronica

La cartella clinica elettronica comporta la memorizzazione dei documenti interessati su appositi supporti, l’apposizione della firma digitale e la marca temporale ai fini probatori. In questo modo la cartella clinica risulta essere sigillata ed acquisisce, in base alla normativa vigente, le caratteristiche di integrità, certezza nella provenienza, immodificabilità e inalterabilità.

3.2 Cartella clinica analogica

Si presenta su un formato cartaceo, motivo per cui dovrà essere dematerializzata, ossia trasformata in documento elettronico, firmata in forma digitale da chi di competenza (il primario ad esempio) con annessa marca temporale, per poi essere definitivamente firmata digitalmente anche da un notaio o altro pubblico ufficiale. Per ottimizzare la gestione e la conservazione della cartella clinica in ambulatori e studi medici vai al sito di riferimento.